Наши услуги:

Советы по ведению кадрового делопроизводства для малого бизнеса

Все коммерческие организации согласно законодательству обязаны вести кадровое делопроизводство и учет. Прием на работу, отпуск сотрудника, увольнение – вот неполный перечень случаев, в которых необходимо оформлять кадровую документацию. Многие собственники малого или среднего бизнеса считают, что они могут не вести кадровый учет или вести его в неполном объеме, так как риск проверки со стороны трудовой инспекции не высок. Однако, кроме проверки со стороны трудовой инспекции, организации могут проверять налоговая инспекция и фонд социального страхования. Налоговые органы имеют право запросить кадровые документы, связанные с расчетом заработной платы (штатное расписание, трудовые договоры и т.п.), а ФСС в рамках процедуры оформления возмещения денежных средств штатное расписание и приказы о приеме и увольнении сотрудников. Неправильно оформленные документы могут стать причиной отказа от возмещения средств фонда социального страхования, а также доначисления налогов, пени и штрафов со стороны ИФНС.

В данной публикации затрагивается только перечень обязательных документов, которые могут быть истребованы при проверке государственными органами. Кроме наличия данных документов, проверяется также правильность, полнота и своевременность их оформления. Очень часто в небольших компаниях оформление кадровых документов возлагается на бухгалтерию или административный отдел, но зачастую сотрудники этих подразделений не обладают должными профессиональными знаниями с такой специфической области как кадровое делопроизводство и не горят желанием брать на себя дополнительные обязанности. Одним из эффективных управленческих решений для компаний численностью до 100 человек является передача функции кадрового делопроизводства и возможно по расчету заработной платы организации, оказывающей услуги по данным направлениям. Это позволит сократить затраты и получить высококвалифицированное сопровождение, в том числе во время проверок.

Согласно Трудовому кодексу РФ каждая организация обязана иметь у себя:

· Штатное расписание;

· График отпусков;

· Книгу движения трудовых книжек;

· Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

· Положение о порядке обработки защите персональных данных;

· Трудовые договора и дополнительные соглашения с сотрудниками;

· Приказы по личному составу и заявления сотрудников (прием, увольнение, отпуск и т.п.);

· Личные карточки сотрудников (форма Т-2);

· Трудовые книжки всех сотрудников, работающих по основному месту работы.

При оформлении таких документов как штатное расписание, график отпусков, приказ о приеме на работу, приказ о направлении в командировку, приказ на отпуск, приказ на перевод на другую должность и приказ об увольнении должны обязательно применяться унифицированные формы.

Одним из заблуждений является то, что компании должны иметь Положения об оплате труда, Положения о командировках, журналы регистрации убывающих в командировки и т.п. Эти документы не являются обязательными для ведения, и трудовая инспекция не может требовать от вас вести их. Положение об оплате необходимо для признания расходов по премированию сотрудников в качестве затрат в целях налогового учета, но не может быть затребовано инспектором при проверке ведения кадрового делопроизводства. Еще одна ошибка, которую делают не только руководители, но и сотрудники отдела кадров, которые считают, что должностные инструкции являются обязательным документом. Согласно ТК РФ должностные обязанности сотрудников должны быть письменно закреплены, это можно сделать не только в должностных инструкциях, но и в трудовом договоре.

Оформление приема на работу

При приеме сотрудника оформляются следующие документы:

· Трудовой договор (должен в обязательном порядке содержать условия, которые указаны в ТК РФ);

· Приказ о приеме на работу (по унифицированной форме);

· Личная карточка Т-2;

· Должностная инструкция (если обязанности не закреплены в трудовом договоре или локально-нормативном акте);

· Запись в трудовой книжке и журнале регистрации движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Работодатель обязан хранить у себя оригиналы трудовых книжек, и несет ответственность за их сохранность. В случае утери книжки в период работы сотрудника, работодатель должен самостоятельно восстановить все предыдущие записи, то есть обратиться в компании, где работал сотрудник ранее. Так как в современных условиях многие компании, где осуществлял трудовую деятельность сотрудник, могут уже не существовать, а документы редко кто сдает в архив, проще всего организовать хранение трудовых книжек так, чтобы минимизировать риск их утери, а также никогда не выдавать их на руки сотрудникам до момента увольнения. Ни одна организация (за исключением той, в которой сотрудник работает по основному месту работы) не имеет право требовать оригинал трудовой книжки, только заверенную копию. Ответственный за ведение книжек по компании назначается приказом генерального директора, и только этот сотрудник имеет право вносить любые записи. Одна из ошибок, которую часто допускают предприятия малого и среднего бизнеса, внесение в трудовую книжку записей об увольнении и заверении ее подписью главным бухгалтером или другими сотрудниками без оформления на них приказа, так как в небольших компаниях эта функция возлагается часто на сотрудников бухгалтерии или административных работников. Данная запись может быть признана незаконной, если на сотрудников, которые ее сделали, нет приказа.

Для оформления документов при приеме на работу сотрудник должен в обязательном порядке предоставить работодателю:

· Паспорт;

· Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) (каждый работающий сотрудник в обязательном порядке должен иметь данный документ, если сотрудник поступает на работу в первый раз, то тогда обязанность оформления данного документа ложиться на работодателя);

· Военный билет (только для военнообязанных);

· Документ об образовании (только в случае если законодательством предусмотрено подтверждение образования в обязательном порядке).

Важно обратить внимание на наличие у сотрудника СНИЛС, так как если у сотрудника нет данного документа, невозможно будет сделать отчет Персонифицированный учет, который сдается ежеквартально. За несвоевременную сдачу отчета на компанию налагается штраф. Некоторые сотрудники кадровых служб и бухгалтерии требуют у сотрудников при приеме на работу ИНН, который на самом деле не нужен для заполнения ни одного документа. ИНН может понадобиться только для главного бухгалтера и генерального директора при составлении квартальной бухгалтерской и налоговой отчетности, но даже при отсутствии его у данных сотрудников, вместо ИНН в отчетности могут быть указаны их паспортные данные.

Оформление отпуска (без сохранения заработной платы, ежегодного по беременности и родам, по уходу за ребенком) или перевода на другую должность

Сотрудник должен написать заявление. Работодатель должен оформить приказ по унифицированной форме и внести запись карточку Т-2.

Оформление командировки

Работодатель должен оформить приказ по унифицированной форме, командировочное удостоверение (если командировка на территории РФ) и служебное задание.

Оформление увольнения по собственному желанию

Сотрудник должен написать заявление. Работодатель должен оформить приказ по унифицированной форме, внести запись в карточку Т-2, трудовую книжку и журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день сотрудника.

После увольнения сотрудника личные дела и приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу, установлении заработной платы и поощрении должны храниться 75 лет, приказы на отпуск, краткосрочные командировки, о дисциплинарных взысканиях — 5 лет.